On excellence, building a team, and finding internal success

Sur l’excellence, le development de son équipe et la réussite interne

Introducing the one and only Diana Duminica, from the offices of Diana Duminica in the heart of downtown Montreal. Her story is truly one of resilience, and excellence. In just a few years as a new immigrant to Canada, she opened her Notary office. Today, a decade into her practice she is renown all over the city as one of the top notary offices thanks to the team she has built, and unparalleled customer service. Here is her success journey!

Voici l’unique Diana Duminica, des bureaux de Diana Duminica Notaires au cœur du centre-ville de Montréal. Son histoire est vraiment celle de la résilience et de l’excellence. En quelques années seulement en tant qu’immigrée au Canada, elle a ouvert son cabinet de notaire. Aujourd’hui, une décennie plus tard, elle est reconnue dans toute la ville comme l’un des meilleurs cabinets de notaires grâce à l’équipe qu’elle a construite et au service client inégalé. Voici son parcours de réussite !

Tell us about your journey which led you into the legal field, and owning your own business.

My story began much like many others who immigrated to Canada. I dove right into the water, and learned how to swim. I launched myself into something without knowing the sacrifice it required from me, all whilst changing my environment and adapting to a new scenario that was far away from home, from family and friends. 

I arrived in Canada just twelve years ago with only one luggage, with a lot of courage and big dreams that I wanted to conquer. I landed in Montreal in January 2010, in the middle of winter, and I’m not going to lie I had a really big shock when I stepped out of the plane. It was so cold, everything was grey and white, and such a different scenery from back home.

Mon histoire commence comme l’histoire de la plupart des immigrants au Canada. J’ai sauté dans un océan et ensuite j’ai appris à nager. Je me suis lancée dans quelque chose que juste avec le temps j’ai réalisé en quoi et comment c’était difficile de changer de pays et d’être loin de tout ce qui signifie la famille, les amis et la maison. 

Je suis arrivée au Canada, il y a 12 ans, avec une seule valise, avec beaucoup du courage et de grands rêves ainsi qu’avec énormément d’ambition. Mon avion a atterri à Montréal en janvier 2010, en plein hiver, et je ne vais pas vous mentir, j’ai eu un choc en sortant de l’aéroport, il faisait tellement froid, tout était gris et blanc, un décor complètement différent de celui de mon pays. 

Did you always know you would become a Notary?

I come from Moldova, a country located in the East of Europe. I had studied in dental medicine and I thought of continuing my studies here, in Canada, since all my youth I dreamed of becoming an orthodontist. However, fate unfortunately meant that my studies from Moldova were not recognized here in Canada. I had to completely re-do my studies.

This news, after the cold winter shock, was my second shock in Canada. I remember packing my bags to go back to my country after hearing this news and the fact that I was going to have to start all over again, but luckily I decided to stay here since my parents always taught me never to give up because the best way to succeed is to always try again and again, even when you are going through pitfalls. As Nelson Mandela said “A winner is a dreamer who never gives up”. So I did not give up and a few months later I started my law studies at the University of Montreal.

I remember telling myself ”you can’t fail” and I never failed any exams, and the price for that was sleepless nights, studying hard all weekdays, including weekends. While everyone was going to bed then, I was studying and when everyone was waking up, I was already studying. Moral of the story, if you have a dream, go for it, give it your all and you will get there, always keep in mind: “through hardship to the stars”. In my opinion, often we do not know our own limits, and it is only when we are placed in a difficult situation that we realize that we are stronger than we thought. You should therefore never be afraid to exceed your limits since the result can pleasantly surprise you.

You have to keep in mind that life will put stones in your way. It’s up to you to decide whether to make walls or bridges.

Je viens de Moldavie, un pays situé dans l’Europe de l’Est. J’avais des études en médicine dentaire et j’ai pensé les continuer ici, au Canada, puisque toute ma jeunesse j’ai rêvée de devenir orthodontiste. Toutefois, le destin a fait en sorte que malheureusement mes études de Moldavie n’ont pas été reconnues ici au Canada. Donc, j’ai dû refaire complètement mes études. Cette nouvelle, après le choc d’hiver froid, a été mon deuxième choc au Canada. Je me rappelle avoir fait ma valise pour retourner dans mon pays après avoir appris cette nouvelle et du fait que j’allais devoir tout recommencer à zéro, mais heureusement j’ai décidé de rester ici puisque mes parents m’ont toujours appris à ne jamais abandonner puisque le meilleur moyen de réussir, c’est de toujours essayer encore et encore, même lorsque l’on traverse des embuches. Comme disait Nelson Mandela ‘’ Un vainqueur est un rêveur qui n’abandonne jamais’’. Donc je n’ai pas abandonné et quelques mois plus tard j’ai commencé mes études en droit à l’université de Montréal. 

Je me rappelle de m’avoir dit ‘’ tu n’as pas le droit à l’échec’’ et je n’ai jamais échoué aucun examen, et le prix à payer pour cela a été des nuits sans sommeil, étudier fort toute la semaine, incluant le week-end. Pendant que tout le monde se couchait alors, moi j’étudiais et lorsque tout le monde se réveillait, moi j’étais déjà en train d’étudier. Morale de l’histoire, si tu as un rêve, fonce, donne tout ce que tu peux donner et tu vas y arriver, toujours garder en tête :’’ par des difficultés vers les étoiles’’. À mon avis, souvent nous ne connaissons pas nos propres limites, et c’est seulement quand nous sommes placés dans une situation difficile que là on réalise qu’on est plus fort que nous le pensions. Il ne faut donc jamais craindre de dépasser ses limités puisque le résultat peut agréablement nous surprendre. Il faut garder en tête que la vie mettra des pierres sur ta route. A toi de décider d’en faire des murs ou des ponts. 

Why and when did you launch your own law firm?

As soon as I became a notary, I knew I wanted to have my own office. I already had an idea of ​​how I wanted to organize my office. I had visualized myself opening the door to my office in the morning, how I was going to arrange the flowers at the front desk, and how I was going to greet and meet clients. I started looking for a building to buy for my office when I didn’t even have $3K in my account, but I always knew in my head that I was going to have my office and I so do everything to get it.

We must therefore visualize our dreams, as Antoine De Saint-Exupéry said: “Make your life a dream, and a dream, a reality”. And I have never been afraid to dream and work hard for my dreams. Today, 8 years later, I have my beautiful office in downtown Montreal and it is exactly as I imagined it. I wanted a modern office full of vitality, with lots of white and light, an office that is different from other notaries, that breaks stereotypes and that’s exactly what I built. I put a lot of heart into the construction of my office and I watched every step, starting with the ceramics and the partitions of the walls and ending with the decorations, and I think that when entering my office the clients really appreciate all this effort, they feel good here and for me that’s the most important thing.

Dès que je suis devenue notaire, je savais que je voulais avoir mon propre bureau. J’avais déjà une idée de comment je voulais organiser mon bureau. Je m’avais visualisé entrain d’ ouvrir la porte de mon bureau le matin, comment j’allais arranger les fleurs à la réception et comment j’allais accueillir et rencontrer les clients. J’ai commencé à chercher une bâtisse à acheter pour mon bureau alors que je n’avais même pas 3 000,00$ dans mon compte, mais j’ai toujours su dans ma tête que j’allais avoir mon bureau et j’ai alors tout fait pour l’obtenir.

Il faut donc visualiser nos rêves, comme le disait Antoine De Saint-Exupéry :’’ fais de ta vie un rêve, et d’un rêve, une réalité’’. Et j’ai jamais eu peur de rêver et de travailler fort pour mes rêves. Aujourd’hui, 8 ans plus tard, j’ai mon beau bureau au centre-ville de Montréal et il est exactement comme je l’avais imaginé. Je voulais un bureau moderne avec plein de vitalité, avec beaucoup de blanc et de la lumière, un bureau qui est diffèrent des autres notaires, qui brise les stéréotypes et c’est exactement ça que j’ai bâti. J’ai mis beaucoup du cœur dans la construction du mon bureau et j’ai surveillé chaque pas, en commençant avec la céramique et les divisions des murs et en finissant avec les décorations, et je pense qu’en entrant dans mon bureau les clients apprécient beaucoup tout cet effort, ils se sentent bien ici et pour moi c’est le plus important.

Tell us about the different specialities that your firm can provide as a service?

Our firm is specialized in real estate law. I’ve always had the passion to work in real estate law, and so naturally I turned my passion into my business. We accompany clients in the process of purchasing their property, whether that be a house, a condo, whether they are first time home buyers or buyers with more experience and skin in the game. 

Our offices prepare the financial documents and re-finance and purchase of the property. We have a really good experience working with all financial institutions, whether that be a virtual bank or any credit operation which gives us ample different options to give to our clients. On top of this, we also guide clients through their trusts, wills, power of attorneys, deeds of gifts and other legal documents. It is also an advantage that I am fluent in four languages (French, English, Romanian and Russian) so it allows me to have an overall great comprehension of documents and to offer them a personalized service.

Notre bureau est spécialisé en droit immobilier. J’ai toujours eu comme passion le droit immobilier et j’ai fait de ma passion mon travail. Nous accompagnons les clients dans le processus d’achat d’une propriété que ce soit une maison ou un condo, qu’ils soient de nouveaux acheteurs ou encore des clients un peu plus expérimentés qui achètent pour investir dans l’immobilier.

Notre bureau prépare les dossiers de financement, de refinancement et d’achat de la propriété. Nous avons une bonne expérience de travail avec tous les institutions bancaires, que cela soit une banque virtuelle ou n’importe quel créancier et cela nous donne la possibilité de bien conseiller nos clients. De plus, nous préparons aussi pour nos clients, les testaments, mandats, procurations, actes de donations et d’autres documents en lien avec le droit de la personne. J’ai l’avantage de connaître quatre langues (française, anglaise, roumain, russe) et cela me permet de m’assurer de la bonne compréhension des documents par mes clients et de leur offrir un service personnalisé.

What has been your biggest challenge since you started your own practice?

The most difficult thing was to build my team, since the success of a business is to have a professional and reliable team. I don’t see my paralegals as my employees, but more as partners. It is important to me that they can flourish in their work and lead in their positions. Our office policy is to give the best service to our clients and to keep a good reputation of our office and in my opinion we can achieve this goal only when our employees feel that they are an integral part of the team and that they feel useful.

Most of our customers are on their first purchase and therefore often they are nervous. They need to be reassured and supported at every stage of this process. Thus, our job is more than the preparation of legal documents, but also to be a good psychologist and to have a good sense of listening skills and I strongly believe that my team currently has all these qualities. To sum it up, you can be a good notary but not knowing how to administer your affairs and managing your team and learning all of this takes a lot of time.

Being an entrepreneur means doing a little more than just your job every day, it means managing human resources, doing accounting, knowing how to delegate, doing business development, etc. and unfortunately the baccalaureate in law does not give you all the tools necessary to get there. As a result, I often learned from my mistakes, but as they say, “Growing up is learning from mistakes to move forward in the right direction and never give up.”

Le plus difficile a été de bâtir mon équipe, puisque la réussite d’une affaire, c’est d’avoir une équipe professionnelle et fiable. Je ne vois pas mes techniciennes juridiques comme mes employées, mais plus comme des associées. Il est important pour moi qu’elles puissent s’épanouir dans leur travail. Notre politique du bureau est de donner le meilleur service à nos clients et de garder une belle réputation de notre bureau et à mon avis on peut atteindre cet objectif juste quand nos employés sentent qu’ils font partie intégrante de l’équipe et qu’ils se sentent utiles.

La plupart des nos clients sont à leur premier achat et donc souvent ils sont nerveux. Ils ont besoin d’être rassurés et accompagnés à chaque étape de ce processus. Ainsi, notre travail est plus que la préparation des documents juridiques, mais aussi d’être un bon psychologue et avoir un bon sens de l’écoute et je crois fortement que présentement mon équipe détient tous ces qualités. Pour résumer, tu peux être un bon notaire mais ne pas savoir comment administrer tes affaires et gérer ton équipe et apprendre le tout, cela prend beaucoup du temps.

Être un entrepreneur, cela signifie faire chaque jour un peu plus que juste ton travail, cela signifie gérer les ressources humaines, faire la comptabilité, savoir déléguer, faire de développement d’affaires, etc. et malheureusement le bac en droit ne te donne pas tous les outils nécessaires pour y arriver. En conséquence, j’ai souvent appris de mes erreurs, mais comme on dit : ‘’ Grandir, c’est apprendre de ses erreurs pour avancer dans le bon sens et ne jamais abandonner’’.

How has covid impacted your business positively? 

Covid, for us as for most businesses, has had a big impact on our business. On the one hand, between 2020 and 2022, the real estate market has experienced a sharp increase in the number of transactions on the market, so we have doubled or even tripled the number of our files. Our team grew and it required even more organization and even more work and management.

I remember the evenings or at 1 am my team was still at work and I am very grateful for them. On the other side, the Chamber of Notaries has been forced to create a system that allows remote signing. This decision brought a big change to our practice, since overnight we could receive the signature of a deed of purchase from a customer who finds himself on the other side of the world. Thus, Covid has forced the modernization of the notarial system in Quebec and our office has welcomed said changes with open arms.

Covid, pour nous comme pour la plupart des affaires, a eu un gros impact sur notre activité. D’un côté, entre 2020 et 2022, le marché immobilier a connu une forte augmentation quant aux nombres des transactions sur le marché, de ce fait nous avons doublé ou même triplé le nombre de nos dossiers. Ainsi notre équipe est devenue plus grande et cela a demandé encore plus d’organisation et encore plus de travail et de gestion. Je me rappelle les soirées ou à 1h de matin mon équipe était encore au travail et je leur suis très reconnaissante.

De l’autre côté, la Chambre des Notaires a été forcé de créer un système qui permet la signature à distance. Cette décision a apporté un gros changement de notre pratique, puisque de jour au lendemain on pouvait recevoir la signature d’un acte d’achat d’un client qui se retrouve à l’autre bout du monde. Ainsi,  Covid a forcé la modernisation du système notarial au Québec et notre bureau a accueilli lesdits changements avec les bras ouverts. 

 What inspires you to keep growing as an individual, and as a business owner?

Finding the balance between work and personal life has been a big challenge for me. In the early years of my career I focused on my work and I think that in a way it was the price to pay for success and the right decision to make at this time in my life.

Today I have reached a stage in my life where I can enjoy my life outside of work while keeping a large volume of files at the office. Achieving the balance that I currently have between work and personal life has taken a lot of effort, always wanting to make the work more efficient, more perfect, while using less of my time and it is possible, you just have to be patient. Good things happen at the right time, you just have to give a lot of love to what you do, and stay persevering and at some point the efforts and investments we have made, whether it’s a question of money, energy, time will bear fruit.

Pour moi trouver l’équilibre entre travail et la vie personnelle a était un grand défi. Dans les premières années de ma carrière j’ai mis l’accent sur mon travail et je pense que dans une certaine manière c’était le prix à payer pour réussir et la bonne décision à prendre dans ce moment de ma vie. 

Aujourd’hui je suis arrivée à une étape de ma vie ou je peux bien profiter de ma vie en dehors de travail tout en gardant un grand volume des dossiers au bureau. Attendre l’équilibre que j’ai présentement entre travail et vie personnelle a demandé beaucoup d’efforts, toujours vouloir rendre le travail plus efficace, plus parfait, tout en utilisant moins du mon temps et cela est possible, il faut juste être patient. Les bonnes choses arrivent au bon moment, il faut juste donner beaucoup d’amour a ce qu’on fait, et rester persévérant et a un moment donné les efforts et les investissements que nous avons fait, que cela soit question d’argent, d’énergie, du temps vont apporter leur fruits.

How do you maintain balance in your daily life?

By learning to say no at work. By choosing your priorities. At the start of your career, you tend to accept all the files because you are afraid of running out of them or displeasing them. With the experience that I have accumulated and the reputation that our office has built, currently I have the privilege of choosing my files and saying no in certain situations, so it is not my agenda that manages my life, but rather me who manages my agenda.

I also know that the word “master” or “notary” are not the only words that define me. Above all, I am a woman and in a world still full of men in business, you have to work hard not to forget yourself and to keep your femininity. Therefore, I try to find time to contemplate nature, meditate, read and travel as much as possible. In addition, I try to surround myself with people with good energy, since life is too short to waste time on negativity, jealousy or dishonesty. I never compare myself to others and I go my own way, so my mind is balanced and I don’t get distracted by non-essential things.

En apprenant à dire non au travail. En choisissant ses priorités. Au début de ta carrière tu as tendance à accepter tous les dossiers puisque tu as peur d’en manquer ou de déplaire. Avec l’expérience que j’ai accumulée et la réputation que notre bureau s’ait bâtie, présentement j’ai le privilège de choisir mes dossiers et de dire non dans certaines situations, ainsi ce n’est pas mon agenda qui gère ma vie, mais moi qui gère mon agenda. 

Je sais aussi que le mot ‘’maître’’ ou ‘’notaire’’ ne sont pas les seuls mots qui me définissent. Avant tout, je suis une femme et dans un monde encore d’hommes dans les affaires, il faut travailler fort pour ne pas s’oublier et pour garder sa féminité.  De ce fait, j’essaie de trouver du temps afin de contempler la nature, de faire de la méditation, de la lecture et de voyager le plus possible. De plus, j’essaie de m’entourer, de personnes avec une bonne énergie, puisque la vie est trop courte pour qu’on perd le temps avec la négativité, la jalousie ou malhonnêteté. Je ne me compare jamais aux autres et je suis mon chemin, comme cela mon esprit est équilibré et je ne me laisse pas distraire par des choses non essentiels.

What advice would you give yourself looking back?

To always remain faithful to my values ​​and principles. To never forget that in life there are ups and downs, but the most important thing is to always get up and move forward, to always remember that what does not kill us makes us stronger and to stay whole. It is also important to understand that you have to compare yourself with yourself, with the person you were yesterday and how you have improved, and to analyze what you can do to improve yourself.

It is important to never compare yourself with others since each person has their own destiny, to stay strong and trust in life, since the best is coming. To surround yourself with the right people, people who will help you grow and who will not abandon you in the most difficult times. To never forget where you started and to never forget to be grateful to life.

De rester toujours fidèle à ses valeurs et ses principes. De jamais oublier que dans la vie il y a des hauts et des bas, mais le plus important et de toujours se relever et d’avancer, de toujours se rappeler que ce qui ne nous tue pas nous rend plus fort et de rester intègre. C’est aussi important de comprendre qu’il faut se comparer avec soi-même, avec la personne que tu étais hier et comment tu t’es amélioré et d’analyser ce que tu peux faire pour t’améliorer.

Il est important de jamais se comparer avec les autres puisque chaque personne à son propre destin, de rester forte et de faire confiance à la vie, puisque le meilleur s’en vient. De s’entourer des bonnes personnes, des personnes qui t’aider à grandir et qui ne t’abandonnerons pas dans les moments les plus difficiles. De ne jamais oublier d’où t’as commencé et de ne pas oublier d’être reconnaissante à la vie. 

What is your 5-10 year goal for growth?

In the future, I would like to have notaries as employees. I see myself more as a manager and business development of my own company than just as a notary and I am confident that this will happen since we have a good basis for this. I would also like to make my office even more modern and even more efficient. We live in the age of technology and I think that the field of notaries still has a lot of improvement to do in this regard and I would like my office to be among the most modern offices in Quebec, we must follow the new reality. On the other side, I am involved in several charities and I would like to be more involved. I feel privileged to have the chance to live in Canada, it is a country in which if you are not afraid to work and if you are brave enough then the “sky is the limit”. But there are other countries where citizens are less privileged, I would like to help them both financially and with my life experience. I know the difficulties facing my country of origin (inflation of more than 33%, war in the neighboring country, Ukraine, poverty etc.) and I know that at some point it will be my duty to help my neighbour.

Dans le futur, j’aimerais avoir des notaires en tant qu’employés. Je me vois plus à titre de gestionnaire et de développement d’affaires de ma propre entreprise que juste à titre de notaire et je suis confiante que cela va arriver puisque nous avons une bonne base pour cela. J’aimerais aussi rendre mon bureau encore plus moderne et encore plus efficace. Nous vivons dans l’ère de la technologie et je pense que le domaine du notariat a encore beaucoup d’améliorations à faire à ce sujet et j’aimerais que mon bureau se compte parmi les bureaux les plus modernes au Québec, nous devons suivre la nouvelle réalité. De l’autre côté, je suis impliqué dans plusieurs organisations caritatives et j’aimerais m’impliquer davantage. Je me sens privilégiée d’avoir la chance de vivre au Canada, c’est un pays dans lequel si tu n’as pas peur de travailler et si tu es assez courageux alors the ‘’ sky is the limit’’. Or il y a d’autres pays ou les citoyens sont moins favorisés, j’aimerais les aider tant financièrement qu’avec mon expérience de vie. Je connais les difficultés auxquelles fait face mon pays d’origine (l’inflation de plus que 33%, la guerre dans le pays voisin, Ukraine, la pauvreté etc.) et je sais qu’à un moment donné il sera de mon devoir d’aider mon prochain.

For more information on her legal practice, visit her website DDNotaire.com

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